Planning

Plannen?? Hoe dan????
Oké, heel leuk allemaal: je hebt een project, je hebt je algemene vakken, maar geen lesuren én je mag alles zelf indelen… Dan is het wel handig als je een beetje kunt plannen en organiseren! Op de middelbare school hadden ze nog netjes alles voor je klaargezet op de “ELO” of in Magister, maar nu zul je het toch echt zelf moeten regelen!

Ik kan niet plannen
Weet je al van jezelf dat plannen niet je sterkste punt is, of ben je iemand die de neiging heeft alles uit te stellen tot het laatste moment? Dan vind je op deze pagina misschien wat tips die voor jou bruikbaar zijn.

Er zijn oplossingen!
Gelukkig zijn er een heleboel tools en appjes die je kunnen helpen met plannen en organiseren. Maar het gaat er vooral om: welke vorm van plannen is voor jou het meest effectief en het meest bruikbaar? Wil je een planning maken voor een dag, een week, of misschien nog verder weg? Onze ervaring is dat studenten gaandeweg vanzelf merken welke vorm van plannen het beste bij ze past. En dan is ook nog de vraag: wil je je planning digitaal bijhouden of op papier? Een aantal voorbeelden:

1. DE AGENDA

De meest voor de hand liggende plan-tool is natuurlijk je agenda. Misschien heb je nog een papieren agenda, maar er wordt ook veel gebruik gemaakt van digitale agenda’s. Voordeel van een papieren agenda vinden mensen vaak dat je het fysiek in handen hebt, je snel een overzicht hebt en dat je makkelijk kunt strepen en kladden. Voordeel van een digitale agenda is dat je iemand anders via je agenda een uitnodiging kunt sturen voor bijvoorbeeld een digitaal overleg, inclusief de link voor de afspraak. Je kunt gebruik maken van de app Agenda als je een Apple device hebt, of van Microsoft Planner als je met Windows werkt.

2. TOOLS & APPS

Er zijn talloze apps te vinden voor planning en organisatie. Betaald en gratis. De meest bekende app is Trello. In Trello kun je gebruikmaken van lijstjes en die tegelijk een datum toekennen. Trello is erg veelzijdig en zeker de moeite waard om eens nader te bekijken. Via deze link kom je bij een korte beschrijving van hoe je Trello kunt gebruiken.

3. WORD EN EXCEL

Je kunt er ook voor kiezen om zelf een tabelletje of overzicht te maken. Je kunt dit bijvoorbeeld in Word of Excel doen. Hierin kun je ook een strokenplanning maken, zoals je dit ook in een offerte voor een klant moet doen.

4. TO-DO LISTS

Het voordeel van een to-do lijstje is dat je alles wat er moet gebeuren op een rijtje hebt. Je kunt zelf je prioriteiten hierin aangeven en je kunt er voor kiezen om een korte of een lange termijn lijst te maken. Dus voor een dag of voor een week of meer. Je kunt het ook omdraaien: maak eens een “tadaaa”-lijst. Dit is een groeiend lijstje met wat er af is. Iedere keer dat je iets gedaan hebt schrijf je dit op je lijstje, zodat je een goed gevoel krijgt over wat je allemaal al voor elkaar gekregen hebt.

AI prompt

Of maak gebruik van deze prompt in bijvoorbeeld ChatGPT of Co-pilot om een planning voor je te maken. Als je de onderstaande prompt selecteert, kopieert en dan plakt in ChatGPT of Co-pilot, vraag het AI model als eerste om de deadline. Wanneer moet het af zijn? Zorg dat je een datum opgeeft. Als de klant geen deadline heeft gegeven kies dan in overleg met je coach een einddatum voor jezelf. Wanneer je uitloopt, communiceer je dat netjes met je klant.

Ik werk aan een project voor de opleiding Mediavormgever en wil een gedetailleerde planning maken. Het project doorloopt drie fasen: concept, ontwerp en realisatie. In elke fase geef ik een interne pitch voor feedback, waarna ik verbeteringen doorvoer en een externe pitch houd voor de klant.

Wat is de deadline voor de oplevering van het eindproduct?*

Zit er nog een vakantie in waarin ik niks kan plannen?*

(Wacht op antwoord van de gebruiker en ga daarna verder met het genereren van de planning en haalbaarheidsanalyse.)

*Op basis van de deadline die je hebt opgegeven, maak ik een planning die morgen start en doorloopt tot aan de opgegeven deadline. Ik neem een eventuele vakantie zichtbaar op in de planning en haal deze af van het aantal werkbare dagen. Als een taak een einddatum heeft die na de vakantie ligt, splits ik de taak in 2 delen: een vóór de vakantie en een na de vakantie. Ik benut de overige werkbare dagen tussenin en verdeel de activiteiten over die werkbare dagen. Een werkdag heeft maximaal 3 productieve klokuur per dag.

De planning bevat de volgende fases en taken:

Conceptfase:

1. Bedenken van verschillende ideeën en maken van schetsen
2. Uitwerken van drie ideeën om te presenteren
3. Moodboard maken per concept
4. Interne pitch voor feedback
5. Minimaal één dag om feedback te verwerken
6. Externe pitch aan de klant

Ontwerpfase:

7. Verwerken van feedback van de klant
8. Uitwerken van het gekozen concept tot een ontwerp
9. Controleren of het ontwerp geen inbreuk maakt op auteursrecht
10. Maken van prototype(s) en mockups
11. Interne pitch voor feedback
12. Minimaal één dag om feedback te verwerken
13. Externe pitch aan de klant

Realisatiefase:

14. Verwerken van feedback van de klant
15. Uitwerken van het ontwerp tot een eindproduct (druk- en opleverklaar)
16. Maken van aanleverinstructies voor de klant (zoals huisstijlhandboek of publicatietips)
17. Interne pitch voor feedback
18. Minimaal één dag om feedback te verwerken
19. Externe pitch aan de klant

Daarnaast beoordeel ik of de deadline realistisch is en geef een haalbaarheidsanalyse. Als er voldoende tijd is, plan dan ook per fase uitloopdagen in. Als er onvoldoende tijd is om het project goed uit te voeren, geef ik een advies over een mogelijke nieuwe deadline en hoe je dit met de klant kunt bespreken. Gebruik voor de datums het formaat: d-M-jjjj. In de planning wil ik de kolommen: fase, taak, ingeschatte uren, startdatum en einddatum in een mooi overzicht.